ПереговорыКак фиксировать договорённости после встречи с клиентом
Встреча закончилась прекрасно. Все улыбались, пожали руки и три раза сказали «договорились».
Менеджер вернулся с почти готовой сделкой. Клиент — с ожиданием нового расчёта. Руководитель менеджера почему-то решил, что договор уже у юристов.
Через неделю начинается реконструкция событий:
— Мы ждали ваши объёмы.
— А мы ждали предложение.
— Но созвон же был на четверг?
Люди сидели за одним столом. В памяти у каждого сохранилась собственная версия переговоров.
После встречи у каждого остаётся своя версия
На переговорах обсуждали тарифы, документы, пробную отправку и ещё немного жизнь. Все кивали. Но кивок плохо подходит для хранения договорённостей: в нём не видно ни ответственного, ни срока.
Пока разговор свежий, отправьте участникам короткое письмо. Поблагодарите за встречу и перечислите, что согласовали. Отдельно отметьте открытые вопросы. Не надо превращать письмо в стенограмму: клиенту нужен понятный следующий шаг, а не литературная реконструкция двух часов в переговорной.
Записывайте действие вместе с исполнителем
Вместо «обсудили индивидуальные условия» напишите: «Вы присылаете параметры типовой отправки до среды. Я готовлю расчёт к четвергу. После согласования тарифа выбираем дату пробной перевозки». Здесь уже можно понять, на каком шаге всё остановилось.
Если договор должен посмотреть юрист, так и укажите. Если решение о тесте ещё не принято, не записывайте его как обещание клиента. В конце предложите поправить неточности. Такое письмо полезно и после видеовстречи, и после личного разговора: впечатления у участников разные, а список действий лучше иметь общий.
Применить на практике: Итоги встречи с клиентом →Краткая версия на сайте · полный шаблон по запросу
Оставьте возможность поправить
Не дописывайте незаметно условия, которых не было. И не считайте молчание автоматическим подтверждением всех пунктов. Для важного или спорного вопроса получите явный ответ.
Если клиент поправил срок, измените запись в CRM. Иначе письмо будет жить одной жизнью, а напоминание менеджера — другой.
Такой порядок помогает и внутри компании. Коллеге, который подключится к сделке, не придётся расшифровывать комментарий «нормально поговорили, вроде готовы».
Вывод
После хорошей встречи должно остаться что-то точнее приятного ощущения.
Запишите действия, ответственных и сроки. Улыбки на переговорах замечательны, но календарь по ним задачи не ставит.