Как готовиться к выставке, пока до неё ещё полгода
— Коллеги, через две недели выставка. Кто едет?
Вопрос бодрый. Начинается срочная подготовка.
Билеты уже неудобные, гостиницы дорогие, материалы устарели. Зато ручек с логотипом осталось много с прошлого года.
Команда приезжает, ходит по павильонам, фотографируется и возвращается с пакетом визиток.
Пакет аккуратно кладут в шкаф. Рядом с прошлогодним.
Заранее решите зачем едете
В чек-листе выставки предлагается вести календарь хотя бы на полгода вперёд: тема, дата, место, сайт, условия посещения. Это даёт время выбрать нужные события и договориться о встречах. Накануне обычно остаётся выбрать, кто успеет напечатать визитки.
Определите цель: познакомиться с новыми компаниями, встретить действующих партнёров или продвинуть уже начатые переговоры. Участие со стендом и посещение чужих стендов требуют разной подготовки и бюджета. Сувенирный пакет не помогает решить, какой формат нужен именно вам.
Распределите контакты и подготовьте продолжение
Посмотрите список участников, выберите подходящие компании, уточните, кто из ваших клиентов тоже приедет. Договоритесь с коллегами, кто с кем общается, чтобы один закупщик не знакомился с вашим отделом по очереди весь день.
Подготовьте короткое представление и материалы по теме мероприятия. Во время разговора фиксируйте не только телефон, но и задачу, обещание, следующий шаг. Пачка визиток без заметок быстро превращается в лотерею: лица знакомые, договорённости загадочные. После выставки продолжить предметный разговор гораздо легче, чем снова объяснять, кто вы вообще.
Применить на практике: Подготовка к выставке →Краткая версия на сайте · полный шаблон по запросу
Оцените участие по цели
Сравните фактические расходы, состоявшиеся встречи и дальнейшее движение договорённостей. Долгий цикл сделки не позволяет требовать продаж на следующий день, но промежуточные результаты должны быть видны.
Запишите выводы для следующего мероприятия. Особенно то, что стоило начать раньше.
Вывод
Выставка приносит больше пользы, когда у общения есть план до поездки и продолжение после неё.
Ручки с логотипом можно взять. Ответственными за новые сделки их назначать не стоит.